Zaměstnavatel (dále také jako „Společnost“) je povinným subjektem dle zákona o ochraně oznamovatelů, a tudíž je její povinností dle § 8 zákona o ochraně oznamovatelů zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého je povinen umožnit oznamovatelům bezpečné podání oznámení o možném protiprávním jednání a zajistit jim ochranu před odvetnými opatřeními. Tento předpis reflektuje práva a povinnosti stanovené Směrnicí. Obsahuje podrobnější vysvětlení základních pojmů a postupů z oblasti právní úpravy ochrany oznamovatelů, kdy má zaměstnanec v souvislosti s výkonem práce či jiné k tomu obdobné činnosti podezření, že na pracovišti dochází k páchání protiprávního jednání.

Účelem tohoto vnitřního předpisu je tedy bližší úprava pravidel týkajících se ochrany oznamovatelů a zavedení vnitřního oznamovacího systému v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů.
Tento vnitřní předpis je určen všem zaměstnancům Společnosti, příp. ostatním oznamovatelům blíže specifikovaným níže ve vnitřním předpisu.

Základní pojmy z oblasti ochrany oznamovatele

Dobrá víra představuje přesvědčení zaměstnance, že v případě oznámení podezření z páchání protiprávního jednání na pracovišti, takto činí v dobrém úmyslu, bez jakýchkoliv vedlejších pohnutek, bez ohledu na vlastní osobní prospěch, a to za účelem vyřešení a zamezení takovémuto jednání. Vědomě nepravdivé oznámení nepožívá ochrany proti odvetným opatřením.

Protiprávnost jednání definuje zákon taxativním výčtem takových jednání, která dle zákona zakládají způsobilost podat oznámení. Oznámení musí obsahovat informace o jednání, které:
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který je stanovena sazba pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč,
c) porušuje zákon, nebo
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie podle článku 325 Smlouvy o fungování EU, nebo
14. fungování vnitřního trhu podle čl. 26 odst. 2 Smlouvy o fungování EU včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Odvetné opatření je jakékoliv přímé/nepřímé jednání či opomenutí v souvislosti s výkonem práce nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které je vůči němu směřováno, a to z důvodu, že oznamovatel učinil oznámení pro podezření z páchání protiprávního jednání na pracovišti. Takovéto jednání má za důsledek způsobit oznamovateli neoprávněnou újmu. Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani další osoby s ním spřízněné nebo mu osoby blízké.

Ochranou se rozumí takové jednání a opatření ze strany povinného subjektu, které zaručí podporu a záštitu oznamovateli, a to zejména s ohledem na ochranu jeho osobnostních a majetkových práv.

Oznámením se rozumí skutečnosti a informace o tom, že existuje důvodné podezření o páchání protiprávního jednání na pracovišti, k němuž došlo:
a) u osoby, pro niž oznamovatel vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo
b) u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jinou obdobnou činností.

Oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které jsou využívány pro podání/přijímání oznámení, nakládání s ním, k zajištění anonymity oznamovatele a dalších osob, k ochraně informací a dalších skutečností uvedených v oznámení a pro komunikaci s oznamovatelem. Oznamovací systém lze dělit na vnitřní, který zřizuje povinný subjekt a externí, který zřizuje Ministerstvo spravedlnosti České republiky.

Oznamovatelem je fyzická osoba, která v souvislosti s výkonem práce či jiné k tomu obdobné činnosti (včetně ucházení se o práci nebo v souvislosti s bývalou prací pro povinný subjekt) má důvodné podezření, že v rámci organizace, kde je zaměstnána, dochází k protiprávnímu jednání, a tedy takovouto skutečnost oznámila prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, externího oznamovacího systému, uveřejněním nebo prostřednictvím orgánů činných v trestním řízení.

Porušením se rozumí takové jednání nebo opomenutí, které má za důsledek nedodržení povinnosti ukládané předpisy Evropské unie, mezinárodními smlouvami, zákony, podzákonnými předpisy, profesními standardy, interními pravidly a postupy nebo popírá jejích účel a smysl, za kterým byly přijaty.

Příslušnou osobou se rozumí vybraná osoba z řad zaměstnanců povinného subjektu, která je zodpovědná za přijetí, řádné prošetření a vyhodnocení podaného oznámení. Tato osoba je po prošetření okolností povinna navrhnout řešení, v případě že shledá podané oznámení jako důvodné. Další práva a povinnosti pro příslušnou osobu jsou uvedena v tomto předpisu.

Vnitřní oznamovací systém

Pro účely vnitřního oznamovacího systému Společnost zřídila následující oznamovací kanály:
a) e-mailem na zabezpečenou e-mailovou adresu oznameni@baumueller.com skrze formulář Podání oznámení
b) prostřednictvím zabezpečeného dotazu v aplikaci Bappka vyplněním formuláře Oznámení
c) písemně prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, přičemž obálku označte slovy „neotvírat – oznámení“, či slovy „neotvírat – whistleblowing“ na adresu: Baumüller Brno, s.r.o., Skalice nad Svitavou 72, 679 01
d) telefonicky na číslech +420 601 159 634, +420 727 946 663
d) osobní oznámení na žádost oznamovatele. Přijímat oznámení od oznamovatele a vykonávat další činnosti s tím související je oprávněna pouze příslušná osoba. V podmínkách povinného subjektu je stanoveno s ohledem na zastupitelnost více příslušných osob, které přijímají oznámení, a to v příslušném pořadí:
1. Ing. Petra Dvořáčková
2. Ing Jana Pechurová

Uveřejněním se rozumí zpřístupnění informací uvedených v oznámení veřejnosti. Institut uveřejnění je oznamovatel oprávněn využít pouze v krajních případech, které jsou uvedeny v čl. V odst. 7 této pracovní pomůcky.

Whistleblowing je forma interního/externího podání oznámení příslušné osobě oznamovatelem z důvodu podezření páchání protiprávní činnosti, o které se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností, a to za účelem odhalení takovéhoto protiprávního jednání.

PROCES PODÁNÍ OZNÁMENÍ

Podání oznámení oznamovatelem
Pro oznamovatele je pro podání oznámení přístupná emailová adresa, které plní funkci vnitřního oznamovacího systému.
Osobní oznámení musí příslušná osoba přijmout nejpozději do 14 dnů ode dne žádosti oznamovatele o osobní podání oznámení.
Obsahem oznámení je zejména:
a) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní údaje oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele
b) shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno, je-li jejich totožnost známa.

Oznámení lze příslušné osobě podat následujícími způsoby:
a) ústně v provozovně adrese Skalice nad Svitavou 72, 679 01, a to po dohodě s příslušnou osobou v pořadí uvedeném v této směrnici. O ústním podání bude vyhotoven písemný zápis, případně bude po dohodě a se souhlasem oznamovatele zvolen jiný způsob zaznamenání podaného oznámení;
b) písemně na adresu sídla společnosti. Takto podané oznámení musí být v zalepené obálce, která musí být čitelně označena nápisem „WHISTLEBLOWING – NEOTVÍRAT“;
c) telefonicky na telefonní lince: +420 601 159 634; +420 727 946 663
provozní doba telefonní linky: pondělí – pátek 8:00 – 13:00 hodin
d) případně Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 427/16, 128 10 Praha adresa webové stránky https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/

Společnost Baumüller Brno, s.r.o. nemůže zaručit ochranu totožnosti oznamovatele a informací uvedených v oznámení v souladu se zákonem v případech, kdy oznamovatel podá oznámení prostřednictvím jiných komunikačních kanálů, než je zde uvedeno, např. prostřednictvím datové schránky.

Příjem oznámení ze strany příslušné osoby
Příslušná osoba je povinna do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení, ledaže jsou dány zákonné důvody, které ji této povinnosti zbavují. Příslušná osoba vede evidenci oznámení. Podaná oznámení a související dokumenty eviduje ve spisové službě v souladu s vnitřními předpisy. Přitom dbá ochrany všech dokumentů.

Posouzení důvodnosti oznámení
Po přijetí oznámení je příslušná osoba povinna posoudit důvodnost oznámení a o výsledku posouzení písemně vyrozumět oznamovatele do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. 
Výše uvedenou 30denní lhůtu je možné 2x prodloužit až o 30 dnů v případech skutkově nebo právně složitých.

Vyhodnocení důvodnosti oznámení
Oznámení podané oznamovatelem může být příslušnou osobou vyhodnoceno jako:
důvodné – příslušná osoba navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
nedůvodné – příslušná osoba o tom bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele, a to včetně důvodů, na základě, kterých dospěla k závěru, že se jedná o nedůvodné oznámení.
nejedná se o oznámení ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů – příslušná osoba o tom bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.

Návrh opatření a jeho přijetí
V případě, že bude oznámení vyhodnoceno ze strany příslušné osoby jako důvodné, navrhne příslušná osoba Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
Nepřijme-li Společnost navrhované opatření, je povinna přijmout jiné vhodné opatření.
O přijatém opatření Společnost neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která následně bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.

Evidence a archivace oznámení
O přijatých oznámeních je povinna příslušná osoba vést evidenci v elektronické podobě, a to v rozsahu blíže stanoveném zákonem o ochraně oznamovatelů.
Přijatá oznámení je následně příslušná osoba povinna uchovávat i spolu s dokumenty s oznámením souvisejícími, a to po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Revize směrnice
Tato směrnice bude průběžně revidována a aktualizována, aby zůstala aktuální a účinná.

Vaše kontaktní informace jsou určeny pro případnou další komunikaci.

Souhlasím s tím, že toto oznámení po jeho odeslání bude odesláno na e-mailovou adresu: oznameni@baumueller.com – k rukám příslušné osoby.
Oznamovatel podáním tohoto oznámení (stížnosti), uděluje příslušné osobě souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v rozsahu nezbytném pro prošetření jím podaného oznámení.

Dovolujeme si vás informovat, že po odeslání tohoto formuláře můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje.